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Una de las ventajas de empezar a trabajar en marketgoo como Product Manager es la posibilidad de trabajar en un formato asíncrono por primera vez. En abril de 2021 trabajar en remoto no es extraño, pero hacerlo de forma asíncrona sí, y es algo que ya se hacía en la empresa desde hace años (el remoto y el asíncrono), por lo que su forma de aplicarlo ha pasado ya por varios procesos de mejora.

Antes de profundizar en mi adaptación a esta nueva forma de trabajar, dejadme dar un par de pinceladas a las diferencias entre trabajo síncrono y trabajo asíncrono:

Síncrono Asíncrono
Tienes un horario de trabajo similar al de tus compañeros.
No tienes que cumplir un horario específico
Buena parte del trabajo se produce en reuniones junto con tu equipo o los stakeholders.
Hay muy pocas reuniones. Las discusiones y decisiones se trasladan a lo escrito sin esperar una respuesta inmediata.
No decides tus ritmos de trabajo
Al margen de las pocas reuniones que tengas agendadas, tú controlas tu ritmo de trabajo.
Para según qué tareas, necesitas estar junto a tus compañeros físicamente (oficina).
No necesitas juntarte con nadie para hacer un trabajo en equipo.

Es verdad que pocas veces nos preguntamos si hay alguna otra forma de trabajar que no sea la de ir a una oficina en un horario concreto a responder e-mails, tener reuniones y tomar decisiones. Yo llevo tiempo siendo la mosca puñetera que entendía que con la revolución tecnológica debía venir una revolución en la forma de trabajar; no solo no ir a una oficina, sino trabajar de otra manera. La pandemia ha demostrado que es posible trabajar desde casa, pero es lo único que ha cambiado: pasar el 80% del día en videollamadas no cambia la forma de trabajar, solo el lugar físico.

Lo síncrono es lo tradicional, es cómodo y tiene sentido, pero lo asíncrono es factible y, bajo mi punto de vista, beneficioso para el trabajador sin repercutir en una menor productividad.

El éxito de un trabajo asíncrono se reduce a:

La metodología

Te voy a dar una mala noticia: no existe una metodología concreta que explique, paso por paso, cómo trabajar de forma asíncrona de la noche a la mañana.

En marketgoo usamos una versión propia del Shape Up de Basecamp, pero no porque trabajemos en asíncrono, sino porque pensamos que nos funciona mejor que el scrum. Creo que cualquier metodología agile se puede utilizar para trabajar de forma asíncrona.

¿Por qué Shape Up lo pone más fácil para trabajar de forma asíncrona? Principalmente porque está concebida para dar mucha responsabilidad al equipo. No autonomía, que también, sino responsabilidad en que el trabajo salga adelante sin que un manager marque el ritmo o, en el peor de los casos, haga micromanaging. Esta metodología también facilita encontrar hueco para la estrategia sin afectar al proceso de desarrollo continuo. Ambos procesos suceden en paralelo:

Explicación de los dos carriles de Shape Up
Plazos para cada uno de los momentos y los que los ejecutan

Se considera “En ciclo” todo lo que se está construyendo, y “Fuera del ciclo” todo lo que se construirá. En términos mundamos: la responsabilidad del “Build” y el “Cool down” recae sobre el equipo de diseño y desarrollo, principalmente, mientras que el de “Shape” y “Bet” al de Producto y Dirección.

La línea que los separa es intencionalmente discontinua porque la colaboración no desaperece y todos los miembros de un equipo pueden participar en cualquiera de las fases.

El roadmap

“Vale, si apenas hay reuniones entonces los de arriba definen el roadmap y los de abajo lo ejecutan sin más.” Puede dar esta sensación, lo reconozco, pero dejadme explicar cómo encontrar un buen equilibrio.

Al no existir apenas reuniones, la improvisación en la que muchos caemos a veces (cuando tienes una idea, siempre te parece muy buena idea. En lo que reposa ya la cosa suele cambiar) se reduce al mínimo.

Tener que hacer una buena documentación de los procesos y las funcionalidades de un producto te ayuda a separar el grano de la paja. Cuando surge una idea mágica, no surje en una reunión sino que debes trabajarla para presentarla (Fase de “Shape”), y en ese proceso se caen las malas ideas por su propio peso.

Asumiendo que la fase de “Shape” ocurre unas seis semanas antes de que se decida lo que se hará en el próximo ciclo, no hace falta un roadmap extensísimo sobre el que trabajar. Puedes trabajar con un roadmap de tres meses. Hay que ser realistas, un roadmap de un año no se va a cumplir por muchos motivos que no tienen cabida en este artículo.

Algo que sí hacemos en marketgoo es tener una visión a largo plazo, unas líneas maestras que te impiden salirte de las vías. Esta visión forma parte del mOS (marketgoo Operating System) que compartimos abiertamente y del que seguro que puedes sacar algo que aplicar en tu equipo o tu empresa. Pero no me preguntes las funcionalidades que incorporaremos dentro de un año porque todavía no las sabemos (y está bien que sea así).

Herramientas de trabajo

Si trabajas en este sector, ninguna novedad, seguro que ya usas alguna -si no todas- de estas herramientas en tu día a día. A fin de cuentas, las herramientas son eso, herramientas y no fines, por lo que cuenta más cómo se usen.

¿Cómo me organizo el día?

Como somos seres sociales, trabajar co-creando en reuniones físicas o por videollamada no es raro y es lo que hace la mayoría. Yo lo hacía hasta hace tres meses y todavía me estoy adaptando a este ritmo más individual.

El primer peligro de ser autónomo es el de que te coja el toro. Si nadie tira de ti, es fácil dejarse llevar por la tranquilidad, pero luego vienen las sorpresas. En estos tres meses he experimentado con al menos dos formas de organizarme el trabajo y ser eficiente sin que nadie esté a mi lado ni fijarme fechas de entrega súper específicas:

1. Reserva bloques de tiempo durante el día

Ser asíncrono significa que puedes estar recibiendo mensajes sueltos de Slack todo el día; los suficientes como para estar “ocupado” y tener la sensación de estar trabajando.

Una idea es bloquear momentos del día para realizar o bien tareas rutinarias o bien excepcionales, pero en esencia para enfocarte solo en una cosa durante el tiempo que necesites. Por ejemplo:

Hora Tarea
8:00
Revisar mensajes pendientes de leer, abrir el dashboard para hacer seguimiento del uso del producto y organizar prioridades del día
9:00
Daily meeting
9:30
Revisar, mejorar o crear nuevos pitches o épicas
12:00
Revisar Slack o el e-mail por si alguien necesita algo de mí
12:30
Hacer QAs
13:30
Hacer seguimiento del desarrollo de las tareas o historias de usuario

Reconozco que personalmente no me encuentro cómodo con esta forma de organizarte el día. No me ayuda acotar determinadas tareas a un horario y un momento determinado, porque quizá un día me vea más animado a hacer pitches por la mañana, pero otro día prefiero hacer antes el QA y dejar los pitches para la tarde.

Por esto ahora estoy trabajando con este segundo enfoque:

2. Repartir el tiempo según conveniencia

Saqué la idea de mi época en Flat101, donde se usaba Harvest para medir cuánto tiempo empleabas en los proyectos. No era una forma de control sino de gestión de tu tiempo disponible para los clientes.

Lo que hago es tener una lista de tareas generales a las que doy espacio durante el día según sean más prioritarias, me vea con más o menos inspiración o ganas. De esta forma invierto el mismo tiempo en las mismas tareas del ejemplo de arriba, pero van sucediendo a lo largo del día según determinadas condiciones.

Así consigo, por un lado, dejar hueco para las prioridades sin olvidar otras tareas menos urgentes. Con un modelo de bloqueos de tiempo como el primero, si hay una urgencia y te comes lo que tienes programado de 10 a 11, puede que no lo recuperes. De la manera que yo hago, hay una lista de tareas básicas que hacer sin un orden preestablecido. Un ejemplo real de esta misma semana:

Porcentaje del tiempo que empleo en según qué tareas

La gráfica no refleja todo el trabajo que he hecho esta semana, sino el porcentaje de tiempo que he dedicado a cada una de esas tareas generales. En esos datos no se incluye el tiempo que estoy hablando por Slack con compañeros, por ejemplo.

Esta estrategia me permite, por un lado, mantener el foco en un tarea, dedicando todo el tiempo que necesite. Y, por otro, la medición me facilita aprender a conocer mis tiempos de trabajo en este formato asíncrono. Así, en teoría, me voy a poder planificar cada vez mejor.

Los contras del trabajo asíncrono

Aunque lo he dejado para el final, es importante tener en cuenta que esta forma de trabajar tiene unos contras que hay que tener en cuenta (aunque casi ninguno es imposible de resolver).

La relación personal con tus compañeros decae dramáticamente. Si reduces tus reuniones al mínimo, es obvio quedarse en el plano del trabajo y no tener una relación amistosa con tus compañeros como sí se suele tener en entornos síncronos y, sobre todo, de oficina física. Es importante organizar otros momentos, aunque sean virtuales, para pasar un rato relajados conociéndonos mejor. Ayuda dedicar unos minutos al principio de las reuniones a romper el hielo para hablar de cómo ha ido el fin de semana o qué tal estamos. También las retros y las 1:1 si se enfocan desde ese punto más social que profesional. Reconozco buscar cualquier excusa para conocer mejor a mis compañeros. En el futuro mundo post-Covid será más fácil en uno de los retiros que se hacen en marketgoo.

Sin reuniones todo el día se puede caer en el micromanaging. Por muy actualizado que esté el tablero de tareas o muy bien documentado que esté todo, la sensación humana de “¿pero alguien está haciendo esto que a mí me interesa muchísimo?” puede transformarse en un micromanaging tóxico. Para esto es importante ese nivel de responsabilidad y compromiso de todo el equipo, tanto para hacer el trabajo que toca, respetar los tiempos de quién lo está haciendo, documentarlo y notificarlo convenientemente, cristalizando que la realidad es que el movimiento es constante.

Dejarlo todo para el final. Como si estuvieras en el colegio de nuevo, es fácil plantearse dejarlo todo para el final. No hay reuniones en las que me fiscalicen el trabajo, por lo que qué más da hacerlo hoy que la semana que viene. Error. Si algo bueno tiene esta forma de trabajar es que te da espacio y tiempo para afinar el trabajo, para hacerte mejores preguntas. Haces un poco hoy, mejoras mañana, cambias una cosa que ya no tiene sentido el miércoles y para el viernes tienes un trabajazo de una calidad incomparable a lo que habrías hecho el jueves por la tarde.

Conclusión

Esta forma de trabajar se irá acomodando poco a poco una vez que el trabajo remoto se asiente y en una empresa haya empleados viviendo en siete husos horarios diferentes. No solo eso, la fatiga de zoom puede llevar el talento a empresas que no se reúnen tanto y trabajan en asíncrono.

La sensación de urgencia constante que provee el trabajo síncrono desaparece casi por completo en un entorno asíncrono, pero eso no limita o reduce la velocidad o la calidad del trabajo realizado. Aquí está la clave. Una buena organización sumado al compromiso y la responsabilidad de toda una empresa favorecen los mismos resultados que ir como pollo sin cabeza con demasiados frentes simultáneos abiertos.

Antonio Rull

Aprendizajes de 30 entrevistas de trabajo en dos meses

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